何気なく参加した会議の後に、上司からこのようなことを言われませんか？
今日の会議の議事録、取っといてね〜。
あらかじめ急に言われてしまっても困りますよね。
あなた俺だって暇じゃないのに・・・。
しかも上司たちは好き放題に喋ってたから、正直何を書けばいいのかわからない・・・。
ウミノ会社独自の議事録フォーマットはありませんか？
もしなければ、以下のような感じで作ってみましょう！
| 資料名 | 20XX年X月X日打ち合わせ議事録 |
|---|---|
| 作成者 | 株式会社メタサラリーマン ウミノ |
| 日付 | 20XX年X月X日 YY時YY分〜ZZ時ZZ分 |
| 場所 | 株式会社メタサラリーマン 会議室 |
| 参加者 （順不同） | ◎◎株式会社 企画部 課長 B様 ◎◎株式会社 企画部 係長 C様 株式会社メタサラリーマン 業務部 マネージャー 上司D 株式会社メタサラリーマン 業務部 サブマネージャー ウミノ |
| 課題 | ◎◎株式会社A社長を交えた懇親会におけるメニューが未定。 |
| 議事次第 | 1. ドリンクについて 2. 前菜について 3. メインディッシュについて 4. デザートについて |
| 結論 | 1. ドリンクについて →アルコール飲み放題プランにする。 2. 前菜について →ポテトサラダバープランにする。 3. メインディッシュについて →焼肉食べ放題プランにする。 4. デザートについて →スイーツビュッフェバイキングプランにする。 →以上を満たす会場をウミノが▲月▲日までに手配する。 |
| 備考 | A社長は質より量を好むため、たくさん料理を食べられるプランが望ましい。 |
上記のフォーマットを意識すれば、自然と議事録としてまとまるでしょう！
ウミノもちろん必ずこのようにしなければいけないわけではありません。
議事録をまとめる上で重視することをお話ししていきますね。
最低限結論さえ記録すればOK
すでにフォーマットを用意しましたが、ぶっちゃけ結論さえ書いて共有できれば最低限良いのです。
そもそも会議はなぜ開かれるのか、それは関係者を集めて意思決定を行うためです。
会議の後には、そこで決定された方針や各担当者の役割が決まっているはずです。
そのような今後の方針や役割を忘れないために、議事録は必要になります。
最低限メールに書いて回すだけでも無意味ではありません。
件名：【お願い】打ち合わせ結果の共有 ご確認のお願い
本文：
◎◎株式会社
B様、C様
cc上司D
大変お世話になっております。
株式会社メタサラリーマンのウミノです。
X月X日に実施した会議における結論を下記の通り記載いたしました。
〜結論ここから〜
1. ドリンクについて
→アルコール飲み放題プランにする。
2. 前菜について
→ポテトサラダバープランにする。
3. メインディッシュについて
→焼肉食べ放題プランにする。
4. デザートについて
→スイーツビュッフェバイキングプランにする。
→以上を満たす会場をウミノが▲月▲日までに手配する。
〜結論ここまで〜
つきましては内容に不備がないかをご確認いただけますでしょうか。
当方の都合で恐縮なのですが、●月●日×時までにお返事をいただければ幸甚です。
何卒よろしくお願いいたします。
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
株式会社メタサラリーマン
ウミノ
〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
もちろん議事録という書類として保管するのが望ましいです。
ですが徹底する会社であれば、そもそもフォーマットぐらい用意してあるでしょう。
時間がない時や簡単な内容の会議であれば、上記のようにメールで共有するだけでも十分と言えます。
アジェンダから作ってみよう
良い議事録を作る上で、良いアジェンダ作りは欠かせません。
日本のオヤジサラリーマンは、行き当たりばったりの会議をしがちです。
本題と関係のない雑談を急に始めてしまうので、手がつけられません。
できる限り予定通りに会議が進行するためには、その準備が必要なのです。
つまり課題を明確にし、話し合う段階を設定し、さらに自分の案をたたき台として掲示することが重要です。
| 資料名 | 20XX年X月X日打ち合わせアジェンダ |
|---|---|
| 作成者 | 株式会社メタサラリーマン ウミノ |
| 日付 | 20XX年X月X日 YY時YY分〜ZZ時ZZ分（予定） |
| 場所 | 株式会社メタサラリーマン 会議室 |
| 参加者 （順不同） | ◎◎株式会社 企画部 課長 B様 ◎◎株式会社 企画部 係長 C様 株式会社メタサラリーマン 業務部 マネージャー 上司D 株式会社メタサラリーマン 業務部 サブマネージャー ウミノ |
| 課題 | ◎◎株式会社A社長を交えた懇親会におけるメニューが未定。 |
| 議事次第 | 1. ドリンクについて 2. 前菜について 3. メインディッシュについて 4. デザートについて |
| ウミノ案 | 1. ドリンクについて →日本酒が充実しているプランにする（ウミノ案）。 2. 前菜について →煮野菜中心のプランにする（ウミノ案）。 3. メインディッシュについて →海鮮系が充実した和食プランにする（ウミノ案）。 4. デザートについて →和風スイーツが充実したプランにする（ウミノ案）。 |
| 備考 | 配布資料１ 検討中の会場リスト |
ウミノお気づきかと思いますが、先に見せた議事録とほぼ変わらないですよね。
アジェンダのファイルに加筆・修正すれば、そのまま議事録になるのがポイントです。
効率よく会議に備えることができれば、あなたが関わる会議はより無駄がなくなるでしょう！
まとめ
議事録の取り方や重視すべきポイントを解説しました。
- 課題と目的を把握しよう！
- 結論だけでも関係者へ共有しよう。
- アジェンダ作りを心がけよう！
少しでも無駄な時間が減るよう、あなたの仕事に役立ててみてくださいね。
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